Evaluasi Jlh Siswa Baru Menurun

Sebagai pengelola sekolah swasta tentu akan mengalami pasang surut performa sekolah. Seperti sebuah perusahaan yang adakalanya merugi atau dalam ambang bangkrut, maka sekolah swasta pun seperti itu. Bertahun-tahun mungkin sekolah yang anda kelola menunjukan grafik perkembangan yang signifikan, ukurannya mudah yaitu peningkatan jumlah siswa baru di seiap tahun ajaran barunya. Kalau setiap tahunnya jumlah rombel kelas bertambah, maka sekolah dalam keadaan sehat. Tapi jika suatu waktu, ada penurunan jumlah siswa baru, apalagi jumlahnya drastis (anjlok) maka sekolah anda dalam keadaan darurat. Sudah bukan rahasia lagi, bahwa normalisasi keuangan sekolah swasta sangat dipengaruhi oleh jumlah siswanya. Semakin banyak jumlah siswanya, maka semakin normal pula keuangannya, maka semakin positif pula dalam pengembangan berbagai sektor di sekolah tersebut. Maka, jika ada penurunan jumlah siswa baru, segeralah melakukan evaluasi.

Segeralah berkumpul dengan seluruh pengelola sekolah, melakukan analisa penyebab kemunduran perolehan jumlah siswa baru. Semua berhak mengeluarkan pendapatnya sesuai analisa masing-masing. Semua analisa dinotulenkan kemudian dibahas dalam forum yang lebih kecil oleh top manajemen. Kalau punya banyak modal, bisa menggunakan jasa konsultan pendidikan dan marketing sekolah untuk menganalisa dan mencarikan formulasi yang tepat untuk mengembalikan sekolah ke posisi sekolah yang sehat.

Para wakil kepala sekolah, dan guru yang terlibat dalam pengelolaan sekolah adalah konsultan dan marketing sekolah yang mampu menganalisa dan mencari solusi terbaik, jadi mereka adalah penyelesai utama dari permasalahan sekolah. Maka mengorganisir mereka pada treknya, agar tetap solid, adalah kewajiban kepala sekolah, sehingga pada keadaan buruk merekalah penyelesainya.

Penurunan jumlah siswa baru di sekolah swasta sudah bisa terlihat pada penutupan gelombang pertama penerimaan siswa baru. Jika jumlah pendaftar di gelombang pertama sudah mencapai 80% dari target / kuota, maka tidak ada masalah dengan penerimaan siswa baru di sekolah anda, tapi jika jumlahnya hanya 30-50% maka sudah dipastikan jumlah akhir penerimaan siwa baru di sekolah anda akan menurun drastis.

Itung-itungan sederhana perolehan siswa baru biasanya disesuaikan dengan jumlah siswa yang keluar (lulus). Misalnya sekolah anda meluluskan 100 siswa, maka normalnya siswa yang baru harus 100 orang. Kalau saya biasa menambahkan jumlah siswa yang lulus + 4. Ini untuk jaga-jaga saja, sebab selalu ada saja siswa baru tersebut yang keluar, atau pindah sekolah.

Tapi kalau kelas diatasnya lebih banyak dari jumlah siswa yang lulus, maka ini juga bisa jadi akumulasi target perolehan siswa baru. Misalnya, jumlah siswa yang akan naik ke kelas XI adalah 150 (4 rombel), dan kelas XII yang lulus adalah 100 (3 rombel). Maka target siswanya adalah 150+4, dan target minimalnya adalah 100+4 tadi.

Jadi cek list nya seperti ini;

• Memperoleh jumalah siswa baru 100 + 4 (normal)
• Memperoleh jumlah siswa baru 150 + 4 (prestasi)
• Memperoleh jumlah siswa baru 30-40% dari jumlah siswa yang lulus (tidak normal)

Untuk point pertama dan kedua semuanya normal, sedangkan untuk point yang ketiga tidak normal dan ini perlu di evaluasi segera.

Apa saja yang harus di evaluasi, pada saat jumlah siswa baru di sekolah anda menurun?

• Apakah ada yang salah dengan promosi sekolah anda?
• Apakah ada yang salah dengan pelayanan sekolah anda kepada siswa?
• Apakah ada yang salah dengan sistem pengelolaan sekolah anda?

Ada banyak hal yang bisa di evaluasi, tapi tiga poin diatas cukup mewakili faktor lainnya pada saat evaluasi tersebut.

Apakah ada yang salah dengan promosi sekolah?

Coba evaluasi kegiatan promosi sekolah anda tahun ini, adakah yang salah?

Bandingkan kegiatan promosi tahun ini dengan kegiatan promosi tahun sebelumnya, adakah kegiatan yang terlewat, atau tidak sesuai kalender seperti pelaksanaan kegiatan tahun sebelumnya.

• jumlah sekolah inputan yang dikunjungi untuk promosi, sudahkah jumlahnya sama seperti tahun sebelumnya, adakah yang terlewat?
• jumlah kegiatan promosi yang dilaksanakan, sudahkah dilakukan semua, seperti event perlombaan, workshop, dan kegiatan lainnya yang dilaksanakan pada tahun sebelumnya?
• lihat pula, tanggal kegiatan yang dilaksanakan, apakah sudah sesuai dengan kalender kegiatan yang dilaksanakan pada tahun sebelumnya? jangan-jangan tanggal kegiatannya terlambat, atau diwaktu yang tidak tepat.

Coba cek semua poin-point tersebut, jika sudah sesuai, sebaiknya anda juga melihat sekolah pesaing. Apa yang mereka kerjakan untuk kegiatan promosinya, lihat pula start tanggal promosi mereka, apakah lebih dahulu mereka? Jangan-jangan anda ketinggalan start dari sekolah pesaing anda.

Jika semua kegiatan promosi sudah dilakukan dengan benar, tetapi hasilnya jauh dari signifikan, maka cara lain perlu dilakukan.

Yaitu, tinjau ulang, cara-cara lain yang sudah dilakukan untuk memperoleh siswa baru tersebut. Apakah sudah dilakukan, atau belum. Seperti pendekatan top manajemen, yaitu pendekatan antar kepala sekolah dengan kepala sekolah inputan, dengan wali kelas sekolah inputan, dan kegiatan extra lainnya.

Apakah ada yang salah dengan pelayanan sekolah anda kepada siswa?

Jumlah siswa baru yang mendaftar di sekolah swasta, merupakan implikasi dari tingkat kepercayaan masyarakat kepada sekolah. Tingkat kepercayaan ini diperoleh dari kepuasan masyarakat terhadap pelayanan yang diperoleh putra/putrinya yang bersekolah di sekolah swasta tersebut.

Tingkat kepuasan ini, diukur dari kompetensi siswa selama ber sekolah, apakah ada perubahan positif terhadap prilaku, kecerdasan dan prestasi. Jika ada perubahan positif terhadap prilaku dan kecerdasan, dibarengi dengan perolehan prestasi baik individu maupun kelembagaan maka tingkat kepercayaan masyarakat akan semakin tinggi, maka masyarakatpun sudah tidak ragu lagi menyekolahkan anaknya di sekolah yang anda kelola tersebut.

Apa saja pelayanan sekolah kepada siswa tersebut?

Pelayanan sekolah kepada siwa meliputi ketersediaan SDM yang memadai dan sesuai bidang keahliannya, kalau bisa yang profesional, kalau belum bisa minimal SDM nya ada, dalam tataran minimal sekali ketika jam pelajaran Gurunya ada, tidak kosong.

Selain guru, bentuk layanan sekolah yang penting lainnya adalah fasilitas belajar. Fasilitas tersebut mulai dari kelas, laboratorium, perangkat TIK, buku sumber belajar, dan media lainnya yang dibutuhkan dalam pembelajaran.

Guru dan fasilitas, merupakan dua hal paling penting dalam bentuk layanan sekolah kepada siswanya. Ada banyak jenis layanan lainnya, seperti habit / kebiasaan / kultur sekolah, tapi guru dan fasilitas merupakan layanan yang paling utama. Guru yang bisa membuat siswa nyaman dalam belajar, adalah aset yang paling tinggi, dan ini bentuk layanan terbaik yang harus terus dikelola oleh manajemen sekolah. Fasilitas yang cukup, juga merupakan keunggulan yang akan menjadi bagian terpenting dalam menunjang pembelajaran, gurunya ada fasilitasnya memadai, sudah dipastikan tingkat kepercayaan masyarakat tehadap pelayanan sekolah semakin bagus.

Apakah ada yang salah dengan sistem pengelolaan sekolah anda?

Apakah ada yang salah dengan sistem pengelolaan sekolah anda? Pertanyaan semacam ini wajar, mengingat kebanyakan pengelolaan sekolah swasta umumnya masih belum profesional, dan biasanya otorisasi ada pada pemilik yayasan. Top manajemen dan pengelolaan keuangan biasanya menjadi otoritas pemilik yayasan yang paling dominan.

Ada banyak kasus ketidak harmonisan pemilik yayasan dengan pengelola sekolah menjadikan sekolah tersebut tidak sehat dalam sistem. Rotasi, atau bahkan pemutusan hubungan kerja secara sepihak sering dijumpai pada sekolah swasta manakala pemilik yayasan merasa tidak suka dengan pengelola, keadaan seperti ini tentu membuat iklim sekolah menjadi tidak kondusif, dan berdampak pada ketidak harmonisan, melemahnya spirit dan motivasi guru, dan “kegalauan ” lainnya.

Ketika spirit dan motivasi pengelola dan guru sudah tidak baik, maka kinerja mereka pun dipastikan tidak maksimal. Dan dampaknya pada pelayanan pendidikan terhadap siswa. Dan jika pelayanan terhadap siswa sudah terganggu, maka hak-hak siswa pun akan terabaikan pula, dan dampaknya tingkat kepercayaan masyarakatpun akan berkurang, maka jangan heran kalau jumlah siswa pada penerimaan siswa baru menjadi nihil.

Penutup

Jika kesalahan-kesalahan tadi sudah terdeteksi, segera lakukan perubahan dan carikan solusinya. Kalau kesalahan ada pada kegiatan promosi, maka segera cari solusi untuk mempromosikan sekolah anda dengan cara yang berbeda. Jika kesalahan ada pada pelayanan, segera perbaiki ceklis bentuk layanan tersebut. Begitupun jika kesalahan tersebut ada pada pengelolaan sistem, maka segera berkumpul dan memperbaiki sistem tersebut, walau untuk memperbaiki kesalahan yang satu ini cukup pelik, karena banyak contoh kasus, sekolah swasta yang sebelumnya menjadi sekolah unggulan dengan jumlah penerimaan siswa barunya selalu membludak menjadi miskin peminat, karena kesalahan-kesalahan yang sudah penulis sampaikan diatas. Kesalahan yang paling dominan adalah konflik kepentingan antara pemilik yayasan dengan pengelola, khususnya dalam pengelolaan keuangan yang tidak digunakan sesuai POS nya oleh pemilik yayasan.